Excelを使用している方必見！社内業務を50％以上自動化できます

 

社内の業務を効率化したい、コロナによる売り上げ減少、原材料・原油価格の高騰で、どこでも
いいからコストカットしたい・・・

最近よく聞くDXをうまく活用すれば、社内業務とバックオフィスの50％以上自動化可能です。

使用するサービスは　kintone　マネーフォワード　の２種類となり

月契約から可能な非常に安価なサービスです。

 

ＤＸによる、効率化が可能な業務の一部をご紹介

 

①問い合わせ内容の自動登録

②顧客管理→見積書→進捗管理→工程管理→売上管理の自動連携

③電子契約書による契約締結

④勤怠管理＆給料計算

⑤自動会計処理(入金管理と会計帳簿管理)

 

①問い合わせ内容の自動登録

通常は、お客様が【お問い合わせフォーム】に入力した内容を、メールなどで
受信して、担当者が　会社名・住所・郵便番号・電話番号・メールアドレスなどの
情報を手入力、またはコピー＆ペーストで登録していると思います。

kintoneを使用すれば、お客様が入力した内容が全て自動で登録され、入力の手間が０になります。

 



もちろんドロップダウンや日付など、様々フォームにも対応しているので、自社の内容に
沿ったお問い合わせフォームを作成出来ます。

 

②顧客管理→見積書→進捗管理→工程管理→売上管理の自動連携

 

先程の、自動登録された内容を、そのまま【顧客マスタ】などの顧客情報管理アプリに
反映させて、以降もワンクリックで各フローの管理アプリに連携する事が可能です。

これにより、会社情報や支払い方法など、都度情報登録が必要な作業を丸ごとカット

問合せ毎１件1件の上記作業が不要となると、年間で膨大な時間と人件費を抑える事が可能です。



 

③電子契約書による契約締結

 

企業同士の取引では様々な契約書が必要となります。

契約書を印刷→印紙を貼り捺印→郵送して相手方の捺印→返送されたものをスキャンして保存

印紙代と郵送代、何より対応する時間と締結迄の時間がかかります。

電子契約書ならメールで契約書を相手に送信→受け取った相手はメールに記載されたＵＲＬを
クリックして、承認ボタンを押すだけで契約成立となります。

【タイムスタンプ】という電子証明書により契約書の効力も担保されるため安心です。

自社の業務短縮だけでは無く取引相手の効率化にも繋がる利点と

クラウドサービスの為、外出先でも作成→送信が可能な点も大きなメリットとなります。



 

④勤怠管理＆給料計算

 

月末月初、経理事務の方は非常に忙しくなります。

打刻されたデータから勤怠情報を読み込み、給料、控除、遅刻、休み、有給
などを計算して会計ソフトに入力

有給残日数の計算や、雇用形態毎の計算など、、、請求や〆支払いなどの業務が
重なり入力モレやミスを起こす可能性も

マネーフォワードなら、スマホやＰＣから個々に打刻された情報をもとに
ワンクリックで給料の算出が可能です。

更に有給休暇の自動付与や申請、会計帳簿にも連携して登録する為、大幅な時間削減
が可能になります。



 

⑤自動会計処理(入金管理と会計帳簿管理)

 

請求書送付した後の工程は

①銀行のＷＥＢページにログインして入金確認

②請求情報と照会

③入金ステータスへの変更

④会計帳簿に入力＆消し込み

⑤勘定科目の指定

ではないでしょうか

これらの多くも自動化可能＆ＡＩによる自動学習で、制度は毎月向上します。

発行した請求情報(社名・金額)を参照し、登録しておいたＷＥＢバンクにあった
入金情報を自動で紐づけ、ワンクリックで消し込み可能です。

その後ＡＩが予測した勘定科目を振り分け会計帳簿に登録してくれます。

経理担当ではない方はピンとこないかと思いますが、経理業務はＩｏＴにより
革命がおこっております。



 

 

まとめ

 

以上、国を挙げて取り組んでいるＤＸ化(デジタルトランスフォーメーション)の
ごく一部の紹介となります。

便利なのは理解できるけど、何から取り組めばいいかわからない、、、

自社のシステムの構築ができるか解らない

それぞれのサービス内容の把握と移行が面倒で手をつけれない、、、

ご安心下さい！！

メイク広告株式会社では様々なクラウドサービスの導入コンサルと

業務フローに合わせた、kintoneアプリの構築を行っております。

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